「議事録を書く時間がない」
AIを触り始めた方から、よく聞くのが、議事録の話です。
「会議が終わっても、議事録を書く時間が、翌日まで残らない」
「録音はしてあるけれど、聞き直す時間がない」
「書いても、何が決まったのかが、あとで読み返すと分からない」
書く時間がない、という声がいちばん多いです。1時間の会議のあとに、議事録を書く時間がもう1時間かかる、という方もいます。そうなると、議事録そのものが、だんだん書かれなくなります。あとで「あれ、どう決まったんでしたっけ」の繰り返しになります。
帝国データバンクが2026年3月に出した調査では、企業がAIを使う用途の1位は「文章の作成・要約・校正」で45.1%でした。議事録は、まさに「録音やメモを要約して、文章に起こす」仕事です。会議の時間を減らすのは難しくても、議事録を書く時間は、AIで大きく減らせます。
今日は、その頼み方を、画面の順番どおりに書きます。前回（写真を見せる）の次にご相談が多いのが、この議事録です。
▶ 関連：帝国データバンク「生成AIに関する企業の動向調査（2026年3月）」
AIに任せていい所・人が確かめる所
議事録を頼む前に、1つだけ決めておきます。それは、どこまでAIに任せて、どこを人が確かめるかです。これが決まっていないと、「AIが書いた議事録を全部信じて、あとで事故が起きる」ことになります。
AIに任せていいのは、下の3つです。
- 録音やメモを、文章に起こす：長い音声や、箇条書きのメモを、読める文章に直す
- 要点をまとめる：1時間の会議を、A4で1枚分くらいに短くする
- 決まったこと・持ち帰り・次の予定の形に整える：ばらばらの話を、議事録の形に並べ替える
人が確かめるのは、下の3つです。これはAIが間違えやすい所です。
- 固有名詞：会社名・人名・物件名・商品名。音声の聞き取り間違い、文字変換の間違いが残る
- 数字：金額・日付・時間・個数。桁や単位を間違える
- 持ち帰り（誰が・いつまでに・何をする）：ここが抜けると、議事録として機能しない
私自身、打ち合わせの録音をAIに渡して議事録を起こす、という使い方をしています。たとえば、相手の会社名を音声から書き起こすと、「鈴木」が「鈴置」、「田中」が「田仲」のように、1文字だけ違う名前に化けることが、たまにあります。これを人が最後に目で確かめます。AIが下書きを作って、人が3か所を見直す。これが、議事録の基本の分担です。
▶ 関連：AIに任せて事故りかけた話 —— 数字と固有名詞は人が確認する
【実物】議事録の頼み方（音声から・メモから）
ここからが実物です。会議の素材が「音声」なのか「文字のメモ」なのかで、少し手順が違います。両方書きます。
音声から議事録を作る（録音がある場合）
1. スマホのボイスメモ（iPhone）やレコーダーアプリ（Android）で、会議を録音しておく
2. ChatGPT・Claude・Geminiのどれかを開き、話しかける画面を出す
3. 文字入力の枠の左側にある「＋」ボタン（または「📎クリップ」のマーク）を押して、録音ファイルを選ぶ
4. 文字入力の枠に、下のひな形を貼って、送信する
Google Geminiの公式ヘルプには、「1回で最大10ファイルまで送れる」「音声・動画などは1ファイルあたり上限（動画は最大2GB）」と書かれています。1時間の会議の録音なら、ほとんどが1ファイルで送れます。長い会議（2時間を超える）は、途中で区切って2〜3回に分けて送ってください。
メモから議事録を作る（録音がない場合）
録音がなくても、会議中にメモを取っていれば、議事録に起こせます。
1. ChatGPT・Claude・Geminiのどれかを開く
2. 文字入力の枠に、まずメモの文字をそのまま貼る（箇条書きでも、短い文の羅列でもよい）
3. その下に、下のひな形を貼って、送信する
録音の場合もメモの場合も、頼み方のひな形は、ほぼ同じです。下のひな形をそのままコピーして、使ってください。
▶ 関連：Google Gemini公式ヘルプ「Geminiアプリでファイルをアップロード・分析する」
議事録の頼み方ひな形（コピーして使う）
ひな形1：基本の議事録（これだけ覚えればOK）
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この〔録音／メモ〕から、社内用の議事録を作ってください。
形式：
① 会議の名前・日付・参加者
② 議題（話し合ったこと）
③ 決まったこと（箇条書き）
④ 持ち帰り（誰が・いつまでに・何をする）
⑤ 次の会議の予定
決まり：
・話し言葉は、です・ます調の文章に直してください
・固有名詞（会社名・人名）は、はっきり聞き取れない場合は〔？〕を付けてください
・数字（金額・日付・時間）は、話したとおりに書いてください
・雑談や余談は、議事録に入れないでください
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これが「基本の型」です。会社の決まった書式がなくても、この5項目があれば、議事録として読めます。
ひな形2：短い要点版（社内メール用）
社内メールやチャットに貼る、短い版も作れます。
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さっきの議事録を、社内のチャットに貼れる長さ（200字くらい）に短くしてください。
「決まったこと」と「持ち帰り（誰が・いつまでに）」だけに絞ってください。
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ひな形3：相手先用の報告（お客様・取引先に送る）
社内用とは別に、相手先に送る確認メモも作れます。
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この議事録から、〔取引先／お客様〕に送る確認メモを作ってください。
形式：
・今日ご相談いただいた内容の、確認
・次回までに弊社でご用意するもの
・次回までに〔取引先／お客様〕にお願いしたいこと
・次回のお打ち合わせの候補日
言い方は、丁寧な「です・ます」で、お礼の挨拶を入れてください。
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ひと言、まとめます。
議事録は、AIが下書きを作って、人が「固有名詞・数字・持ち帰り」の3か所だけ確かめる。全部を人が書いていた時代とは、作り方が変わります。会議が終わって5分で、議事録の下書きが手元にある。これが、普通になってきました。
▶ 関連：お礼メールやあいさつ文を、AIに下書きしてもらう。そのまま使える頼み方3つ（note #6）
確認する3つの場所（議事録を送る前に）
AIが下書きを出してきたら、送信する前に、下の3つだけ、必ず目で確かめてください。ここを飛ばすと、議事録が逆に信頼を落とす道具になります。
1. 固有名詞
- 会社名・人名・物件名・商品名が、正しいかどうか
- 音声から起こしたときは、聞き取り間違いが残ることがある（例：「鈴木」が「鈴置」、「山田」が「山多」）
- 聞き覚えのない名前が出てきたら、ひな形で付けた〔？〕マークを頼りに、録音を聞き直す
2. 数字
- 金額・日付・時間・個数・パーセント・住所の番地
- 「10万」と「100万」、「10日」と「20日」は、1文字違いで意味が変わる
- 特に金額は、送信前に声に出して読み返す
3. 持ち帰り（誰が・いつまでに・何をする）
- 「誰が」が抜けていないか：主語が「弊社で」「先方で」になっていないか、個人名まで入っているか
- 「いつまでに」が入っているか：「次回まで」ではなく、具体的な日付になっているか
- 「何をする」が、動詞まで具体的か：「検討する」ではなく「見積もりを出す」「資料を送る」など
この3つだけ目で見れば、議事録の下書きは、ほぼそのまま使えます。送信前の5分の確認で、会議の記録として、ずっと長く役に立つものになります。
▶ 関連：工程会議で毎週使うAIプロンプトの型 —— 現場所長がその場でコピペできる3つ
同じ困りごとなら、代わりにやります
「毎週の定例会議の議事録を、AIで回したい。社内の書式に合わせて設定してほしい」
「会議の録音ファイルを渡したら、翌朝までに議事録が届く仕組みがほしい」
「社員が自分で議事録を頼めるように、ひな形と手順書を1枚にまとめてほしい」
そんな社長は、私に任せてください。会社ごとの会議の種類（朝礼・定例・工程会議・顧客打ち合わせ）に合わせて、「どのひな形で・何を確認するか」を決めた、紙1枚の手順書を作ります。社員が迷わず、同じ品質で議事録を作れるようにします。
その困りごと、AIで解決します。
御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）
御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。
バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。
▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）
▶ サービス一覧：御縁のサービス
参考データ・関連記事
- 帝国データバンク「生成AIに関する企業の動向調査（2026年3月）」— 企業の生成AI用途は「文章の作成・要約・校正」が1位45.1%、課題1位は「情報の正確性」50.4%
https://www.tdb.co.jp/report/economic/20260514-genai/
- Google Gemini公式ヘルプ「Geminiアプリでファイルをアップロード・分析する」— 1回で最大10ファイル・動画は1ファイル2GBまで（2026年10月時点）
https://support.google.com/gemini/answer/14903178
- 御縁ブログ「AIに任せて事故りかけた話 —— 数字と固有名詞は人が確認する」— 固有名詞・数字をAIに任せきった時に何が起きたかの実例
https://goen-growth.com/aiに任せて事故りかけた話-数字と固有名詞は/
- 御縁ブログ「工程会議で毎週使うAIプロンプトの型」— 毎週の会議でそのままコピペできるプロンプトの型
https://goen-growth.com/工程会議で毎週使うaiプロンプトの型-現場所/
次回は、「会社の情報、AIに入れても大丈夫？ 最初に決める5つのルール」です。議事録や写真をAIに渡すとき、どこまで送っていいのか、何を社内で先に決めておけばいいのか、という話をします。
質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。
「うちの会社でも、今からAIを始められる？」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。
御縁 代表 石本政晴