仕事の流れが、社長の頭の中にしかない
AIの導入を進める会社で、よく聞く声です。
- 「仕事の流れ全体が、社長の頭の中にしかない」
- 「自分の担当の所しか知らない。渡したあと、どうなっているのか分からない」
- 「流れ図を描けばいいのは分かるけど、描くのが苦手」
結論から言うと、流れ図は4つの形だけで描けます。しかも、描くのはAI。人は手順を話すだけです。図にすると、どこで仕事が止まっているかがひと目で見えます。YouTube「会社のAI導入講座」第15回と同じ内容です。
▶ 動画：業務フローの書き方：AIに流れ図を描かせて「待ち時間」を見つける（会社のAI導入講座 #15）
流れ図の形は、4つだけ
1. 丸：始まりと終わり。「請求書が届いた」が始まり、「経理に渡した」が終わり
2. 四角：手を動かす作業。集める・打ち直す・見くらべる。1つの四角に1つの作業
3. ひし形：分かれ道。「金額は合っている？」はい→経理へ、いいえ→業者さんに問い合わせ
4. 砂時計：待っている時間。業者さんの返事待ち、社長のハンコ待ち。手は動いていないのに、時間だけが過ぎる所
この4つを矢印でつなげば、流れ図のできあがりです。
人ごとに列を分けると、「渡す所」が見える
もう1つの工夫は、人ごとに列を分けること。左から、事務・係長・社長・業者さん。それぞれの作業を、自分の列に置きます。
すると、矢印が列をまたぐ所が出てきます。そこが、仕事を人から人へ渡す所です。
仕事は、渡す所で止まりやすいんです。相手が忙しい、気づかない、席にいない。待ち時間の多くは、ここで生まれます。
描いた図に、色を3つつける
- 黄＝分かれ道：人が判断している所。判断の決まりが言葉にできれば、AIに手伝ってもらえます
- 赤＝待ち時間：横に、だいたいの日数を書きます
- オレンジ＝前に戻る矢印：やり直しの所。戻る矢印が多いほど、ムダも多くなります
見直す順番は、赤の日数が長い所から。作業を速くするより、待ちを短くする方が、全体はずっと早く終わります。
【実物】Claude Codeに、流れ図を描いてもらう
社長に、請求書チェックの流れを話し言葉のまま話してもらい、文字にしたものをAIに渡します。
### コピーして使える頼み方
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この手順を流れ図にして。
作業は四角、分かれ道はひし形、待ちは砂時計。
人ごとに列を分けて、待ちの所は赤にして。
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できあがった図は、始まりから終わりまで11個の形が、4つの列に並びました。赤を見ると、社長のハンコ待ちが平均2日、業者さんの返事待ちが3日。作業の時間は合わせても半日なのに、待ちが5日もありました（数字は架空の例です）。
AIの図は、あくまで下書きです。担当の人に見せて、抜けている所を足します。今回は「金額が大きい時だけ係長が確認する」という道が抜けていました。
流れ図で、気をつけること3つ
1. 理想ではなく、今のままを描く。「こうなっているはず」ではなく、実際にどう動いているかを描きます。
2. 1枚に収まる大きさにする。形は15個くらいまで。多いなら、仕事を分けて別の図にします。
3. AIに渡す前に、お客様の名前や金額は伏せておく。流れを描くのに本物の名前はいりません（第4回のAIのルールと同じです）。
全部を一度に描かなくて大丈夫です。時間が多い仕事を、1つずつ描いていきましょう。
まとめ
1. 流れ図は丸・四角・ひし形・砂時計の4つの形と矢印で描ける。人ごとに列を分ける
2. 分かれ道は黄、待ちは赤、戻りはオレンジ。赤の日数が長い所から見直す
3. 描くのはAI、人は話すだけ。図は下書きで、担当の人と直して完成させる
### 30秒だけ、考えてみてください
あなたの会社の仕事を1つ選んで、始まりの丸と終わりの丸を書いてみてください。その間に、待っている所はいくつありますか。いちばん長い待ちは、何日でしょう。
流れ図の下書き用紙（無料）
始まりと終わり・作業・分かれ道・待ち（日数）を書き出して、色をつけて止まっている所を見つけるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。
AIの前に仕事を減らす話は、前回の記事「業務改善のやり方。AIの前に「やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする」で仕事を減らす」からどうぞ。
同じ困りごとなら、代わりにやります
「仕事の流れを、図にして見える化したい」
「どこで仕事が止まっているのか、外の目で見てほしい」
「担当者に聞き取りをして、流れ図を一緒に作ってほしい」
そんな社長は、私に任せてください。担当の方への聞き取りから、流れ図の作成、待ち時間の見つけ方まで——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。
その困りごと、AIで解決します。
御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）
御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。
バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。
▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）
▶ サービス一覧：御縁のサービス
参考データ・関連記事
- YouTube「会社のAI導入講座」#15 業務フローの書き方
- 流れ図の下書き用紙（無料・PDFあり）
https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-15/
次回は、「AI導入は何から始める？」です。時間・回数・ミス・やりやすさの4つで点数をつけて、最初の1つを選ぶお話です。
質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。
「うちの会社の仕事の流れを、一緒に図にしてほしい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。
この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）