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仕事の流れが、社長の頭の中にしかない

AIの導入を進める会社で、よく聞く声です。

• 「仕事の流れ全体が、社長の頭の中にしかない」
• 「自分の担当の所しか知らない。渡したあと、どうなっているのか分からない」
• 「流れ図を描けばいいのは分かるけど、描くのが苦手」

結論から言うと、流れ図は4つの形だけで描けます。しかも、描くのはAI。人は手順を話すだけです。図にすると、どこで仕事が止まっているかがひと目で見えます。YouTube「会社のAI導入講座」第15回と同じ内容です。

▶ 動画：業務フローの書き方：AIに流れ図を描かせて「待ち時間」を見つける（会社のAI導入講座 #15）

流れ図の形は、4つだけ

1. 丸：始まりと終わり。「請求書が届いた」が始まり、「経理に渡した」が終わり

2. 四角：手を動かす作業。集める・打ち直す・見くらべる。1つの四角に1つの作業

3. ひし形：分かれ道。「金額は合っている？」はい→経理へ、いいえ→業者さんに問い合わせ

4. 砂時計：待っている時間。業者さんの返事待ち、社長のハンコ待ち。手は動いていないのに、時間だけが過ぎる所

この4つを矢印でつなげば、流れ図のできあがりです。

人ごとに列を分けると、「渡す所」が見える

もう1つの工夫は、人ごとに列を分けること。左から、事務・係長・社長・業者さん。それぞれの作業を、自分の列に置きます。

すると、矢印が列をまたぐ所が出てきます。そこが、仕事を人から人へ渡す所です。

仕事は、渡す所で止まりやすいんです。相手が忙しい、気づかない、席にいない。待ち時間の多くは、ここで生まれます。

描いた図に、色を3つつける

• 黄＝分かれ道：人が判断している所。判断の決まりが言葉にできれば、AIに手伝ってもらえます
• 赤＝待ち時間：横に、だいたいの日数を書きます
• オレンジ＝前に戻る矢印：やり直しの所。戻る矢印が多いほど、ムダも多くなります

見直す順番は、赤の日数が長い所から。作業を速くするより、待ちを短くする方が、全体はずっと早く終わります。

【実物】Claude Codeに、流れ図を描いてもらう

社長に、請求書チェックの流れを話し言葉のまま話してもらい、文字にしたものをAIに渡します。

### コピーして使える頼み方

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この手順を流れ図にして。

作業は四角、分かれ道はひし形、待ちは砂時計。

人ごとに列を分けて、待ちの所は赤にして。

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できあがった図は、始まりから終わりまで11個の形が、4つの列に並びました。赤を見ると、社長のハンコ待ちが平均2日、業者さんの返事待ちが3日。作業の時間は合わせても半日なのに、待ちが5日もありました（数字は架空の例です）。

AIの図は、あくまで下書きです。担当の人に見せて、抜けている所を足します。今回は「金額が大きい時だけ係長が確認する」という道が抜けていました。

流れ図で、気をつけること3つ

1. 理想ではなく、今のままを描く。「こうなっているはず」ではなく、実際にどう動いているかを描きます。

2. 1枚に収まる大きさにする。形は15個くらいまで。多いなら、仕事を分けて別の図にします。

3. AIに渡す前に、お客様の名前や金額は伏せておく。流れを描くのに本物の名前はいりません（第4回のAIのルールと同じです）。

全部を一度に描かなくて大丈夫です。時間が多い仕事を、1つずつ描いていきましょう。

まとめ

1. 流れ図は丸・四角・ひし形・砂時計の4つの形と矢印で描ける。人ごとに列を分ける

2. 分かれ道は黄、待ちは赤、戻りはオレンジ。赤の日数が長い所から見直す

3. 描くのはAI、人は話すだけ。図は下書きで、担当の人と直して完成させる

### 30秒だけ、考えてみてください

あなたの会社の仕事を1つ選んで、始まりの丸と終わりの丸を書いてみてください。その間に、待っている所はいくつありますか。いちばん長い待ちは、何日でしょう。

流れ図の下書き用紙（無料）

始まりと終わり・作業・分かれ道・待ち（日数）を書き出して、色をつけて止まっている所を見つけるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。

• ▶ 流れ図の下書き用紙
• ▶ 会社のAI導入シート集（全回）

AIの前に仕事を減らす話は、前回の記事「業務改善のやり方。AIの前に「やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする」で仕事を減らす」からどうぞ。

同じ困りごとなら、代わりにやります

「仕事の流れを、図にして見える化したい」

「どこで仕事が止まっているのか、外の目で見てほしい」

「担当者に聞き取りをして、流れ図を一緒に作ってほしい」

そんな社長は、私に任せてください。担当の方への聞き取りから、流れ図の作成、待ち時間の見つけ方まで——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。

その困りごと、AIで解決します。

御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）

御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。

バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。

▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）

▶ サービス一覧：御縁のサービス

参考データ・関連記事

• YouTube「会社のAI導入講座」#15 業務フローの書き方

https://youtu.be/jVTH06wZ4iI

• 流れ図の下書き用紙（無料・PDFあり）

https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-15/

次回は、「AI導入は何から始める？」です。時間・回数・ミス・やりやすさの4つで点数をつけて、最初の1つを選ぶお話です。

質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。

「うちの会社の仕事の流れを、一緒に図にしてほしい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。

▶ https://lin.ee/S9bBejs

この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）

いらない仕事まで、AIにやらせていませんか

AIを入れようとしている会社で、よく見かける場面です。

• 「請求書を毎回3部コピーしてとじているけど、誰も開いていない」
• 「同じ金額を、2人で2回確認していた」
• 「この作業も、全部AIに任せればいいのでは？」

結論から言うと、AIを入れる前に、まず仕事そのものを減らすのが先です。ムダな仕事をAIにやらせると、ムダが速くなるだけだからです。見直しに使うのは、4つの問いだけ。YouTube「会社のAI導入講座」第14回と同じ内容です。

▶ 動画：業務改善のやり方：AIの前に「やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする」（会社のAI導入講座 #14）

1つ目・2つ目の問い：やめる・まとめる

前回（第13回）の「3つの箱の表」を1行ずつ見ながら、問いをかけていきます。

1. やめられないか：その作業がなくなったら、誰が困るでしょう。誰も困らないなら、やめる候補です。誰も開いていない3部のコピーは、まさにこれです。

2. まとめられないか：同じことを、何回も・何人もでしていないか。請求書を届くたびに1枚ずつ見るのをやめて週に1回まとめて見る。現場ごとに別々の表を1つの表にまとめる。

3つ目・4つ目の問い：入れ替える・簡単にする

3. 入れ替えられないか：順番や、やる人を変えられないか。たとえば、業者さんに請求書へ注文書の番号を書いてもらう。最初に番号があれば、あとで探す時間がぐっと減ります。

4. 簡単にできないか：紙やFAXをやめて、決まった形のPDFで送ってもらう。打ち直す作業そのものが減ります。

問いかける順番は「やめる→まとめる→入れ替える→簡単にする」

この順番には理由があります。上の問いほど、減る時間が大きいからです。やめてしまえば、その作業の時間はゼロになります。

そして、4つの問いを通って最後に残った作業。そこが、AIに任せる所です。AIは、いちばん最後です。

【実物】Claude Codeに、見直しの印をつけてもらう

使うのは、前回作った請求書チェックの「3つの箱の表」です。

### コピーして使える頼み方

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この表の1行ずつに、やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする のどれが使えるか、理由と一緒に書いて。

使えないなら「そのまま」と書いて。

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大事なのは、理由を書かせること。なぜそう思ったかが分かると、人が正しいかどうか判断できます。

できあがった表では、コピーはやめる、問い合わせは週1回にまとめる、番号は業者さんに入れ替える、紙はPDFで簡単にする。これで月165分が、AIを入れる前に105分になりました（数字は架空の例です）。残った105分のうち、決まり通りの読み取りと突き合わせを、次にAIに任せます。

見直しで、気をつけること3つ

1. やめる前に、なぜやっているかを担当の人に聞く。法律や、取引先との約束で決まっている作業もあります。

2. 一度に全部を変えない。1つずつ変えて、2週間ためして、困ることが出ないか確かめます。

3. AIの印は、あくまで案。決めるのは、現場の人と社長です。変えた後の時間を、第12回のやり方で測ります。

業務の見直しは、人を減らすためではなく、人が大事な仕事に時間を使うためです。

まとめ

1. AIの前に、業務を見直す。ムダをAIにやらせると、ムダが速くなるだけ

2. やめる→まとめる→入れ替える→簡単にするの順で問いかける。最後に残った作業をAIへ

3. AIには理由と一緒に印をつけてもらう。決めるのは人・1つずつ変えて測る

### 30秒だけ、考えてみてください

前回、箱に分けた仕事を1つ思い出してください。その中に、なくなっても誰も困らない作業はありませんか。1つ見つけたら、それが今日いちばんの成果です。

業務の見直し 4つの問い表（無料）

表の1行ずつに4つの問いをかけて、見直す前と後の時間、最後にAIへ渡す作業を書き込めるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。

• ▶ 業務の見直し 4つの問い表
• ▶ 会社のAI導入シート集（全回）

仕事を「入れる・作業・出す」に分ける話は、前回の記事「業務の洗い出し方。仕事を3つの箱に分けると、AIに任せる所が見える」からどうぞ。

同じ困りごとなら、代わりにやります

「どの作業がムダなのか、社内だけでは判断がつかない」

「担当の人に聞き取りをして、見直しを進めてほしい」

「AIを入れる前に、仕事を軽くしておきたい」

そんな社長は、私に任せてください。担当の方への聞き取りから、4つの問いでの見直し、変えた後の時間の測り方まで——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。

その困りごと、AIで解決します。

御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）

御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。

バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。

▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）

▶ サービス一覧：御縁のサービス

参考データ・関連記事

• YouTube「会社のAI導入講座」#14 AIの前に業務を見直す

https://youtu.be/5IzmdonAZHY

• 業務の見直し 4つの問い表（無料・PDFあり）

https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-14/

次回は、「業務の流れ図の描き方」です。話した手順からAIに流れ図を描いてもらい、分かれ道と待ち時間を色で見つけるお話です。

質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。

「うちの会社の業務を、一緒に見直してほしい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。

▶ https://lin.ee/S9bBejs

この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）

仕事を書き出したら40個。どれをAIに任せればいい？

AIを入れようと決めた会社で、よく聞く声です。

• 「会社の仕事を全部書き出したら、40個もあった」
• 「どれも、ちょっとずつAIに任せられそうで、決められない」
• 「どこから手をつければ得をするのか、わからない」

結論から言うと、仕事を「入れる・作業・出す」の3つの箱に分けて見ると、AIに任せられる所がはっきり見えてきます。YouTube「会社のAI導入講座」第13回と同じ内容です。

▶ 動画：業務の洗い出し方：仕事を「入れる・作業・出す」に分ける（会社のAI導入講座 #13）

どんな仕事も、3つの箱に分けられる

• 入れる：材料が届くところ
• 作業：手を動かすところ
• 出す：誰かに渡すところ

社長の「毎月の請求書チェック」で見てみます。

• 入れる：業者さんからの請求書（紙・PDF・FAX）と、注文書・工事の台帳
• 作業：請求書と注文書の金額と数量を突き合わせて、違う所に印をつける
• 出す：支払いの一覧を経理に渡す。違う所の問い合わせを業者さんに送る

どんな仕事も、この3つに分かれます。

箱ごとに、書くことは3つ

1. 入れるの箱：何が・どんな形で（紙か、写真か、電話か）・誰から届くか

2. 作業の箱：手順と、決まり通りにできるか・判断が要るか。そして何分かかるか（前回の第12回で測った時間をここに書きます）

3. 出すの箱：何を・誰に・どの形で渡すか。そして確かめる人は誰か

時間まで書くと、どの箱が重いかがすぐわかります。

AIが効くのは、どこ？

• 入れるの箱：紙・写真・PDFなど、バラバラの形を読み取ってそろえるのは、AIの得意なところです
• 作業の箱：決まり通りにできる所は任せられます。判断が要る所は、人が持ちます
• 出すの箱：下書きまではAI。送る・払う、は人です

手をつける順番は、時間がいちばん多い箱から。そこが、いちばん得をする所です。

【実物】Claude Codeで、手順を3つの箱の表にする

社長に、請求書チェックの手順を話し言葉のまま書いてもらいます。きれいな文でなくて大丈夫です。それを、そのままAIに渡します。

### コピーして使える頼み方

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この手順を、入れる・作業・出すの3つの表にして。

行ごとに、かかる時間と、AIに向くかを ○・△・× で。

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できあがった表を見ると、入れるの箱（集めて打ち直す所）に、時間の半分がかかっていました。最初にAIに任せるのは、請求書を読み取ってそろえる所です。

ただし、AIの付けた ○・× はあくまで案です。最後は、仕事をよく知る人が見て決めます。

箱分けで、気をつけること3つ

1. 細かく分けすぎない。1つの仕事は箱3つ、1つの箱は3行まで。まずは、ざっくりで十分です。

2. 頭の中の「なんとなくの確認」を見落とさない。ベテランが無意識にしている確認も、作業の箱に1行書きます。

3. 出すの箱には、必ず人の確認を残す。送るボタン・払うボタンは、AIに押させません（第9回の「はい」の出し方と同じです）。

分けるのは、AIに丸投げするためではなく、人とAIの受け持ちを決めるためです。

まとめ

1. どんな仕事も、入れる・作業・出すの3つの箱に分けられる

2. 箱ごとに、何が・どう・誰にと、かかる時間を書く

3. 時間が多い箱の、決まり通りの所からAIへ。出すの箱には人の確認を残す

### 30秒だけ、考えてみてください

あなたの会社で、いちばん時間がかかっている仕事を1つ選んで、入れる・作業・出すの箱に1行ずつ書いてみてください。どの箱が、いちばん重いでしょう。

仕事の3つの箱シート（無料）

仕事を3つの箱に分けて、中身とかかる時間を書き込み、AIに任せる所に印をつけられるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。

• ▶ 仕事の3つの箱シート
• ▶ 会社のAI導入シート集（全回）

AIと会社の道具をつなぐ話は、前回の記事「MCPとは？AIと会社の道具をつなぐしくみ」からどうぞ。

同じ困りごとなら、代わりにやります

「仕事の洗い出しから、手伝ってほしい」

「どの仕事をAIに任せればいいか、外の目で決めてほしい」

「ベテランの頭の中の手順を、紙に書き出したい」

そんな社長は、私に任せてください。聞き取りをしながら、会社の仕事の洗い出しと3つの箱分けを一緒に作るところから——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。

その困りごと、AIで解決します。

御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）

御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。

バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。

▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）

▶ サービス一覧：御縁のサービス

参考データ・関連記事

• YouTube「会社のAI導入講座」#13 仕事を「入れる・作業・出す」に分ける

https://youtu.be/yMjwpq-hwkw

• 仕事の3つの箱シート（無料・PDFあり）

https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-13/

次回は、「AIの前に業務を見直す」です。やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする。4つの問いで、AIに渡す前に仕事を軽くするお話です。

質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。

「うちの会社の仕事を、一緒に洗い出してほしい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。

▶ https://lin.ee/S9bBejs

この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）

「予定表作って」と頼んだら、知らない現場の予定表ができた

AIを入れたばかりの会社で、よく聞く声です。

• 「『予定表作って』と頼んだら、知らない現場が並んだ予定表が出てきた」
• 「確認が出るたびに、よくわからないまま全部『はい』を押している」
• 「思ったものと違ったとき、どう言い直せばいいのかわからない」

結論から言うと、頼み方は「4つの箱」をうめるだけです。そして「はい」を押す前に見るのは2つだけ。今回は、Claude Code に最初の1仕事を頼むときの、そのまま使えるひな形をまとめました。YouTube「会社のAI導入講座」第9回と同じ内容です。

▶ 動画：最初の1仕事：頼み方と「はい」の出し方（会社のAI導入講座 #9）

なぜ「予定表作って」ではうまくいかないのか

AIは、どの現場か、いつの週か、どんな形がいいかを知りません。だから、足りない所を想像でうめて、それらしい予定表を作ってしまいます。

しかも、それらしく見えるので、まちがいに気づきにくい。ここがいちばん困る所です。

AIは、会社のことを何も知らない、とても仕事の早い新人さん。入ったばかりの人に「予定表作って」だけでは困りますよね。そう思って頼むと、うまくいきます。

【実物】頼み方のひな形＝4つの箱

1. 何を見て：材料になるファイルや、メモを伝える

2. 何を作る：いつの、何の書類かを、はっきり書く

3. どんな形で：表か、文章か。列の名前や、長さも決める

4. わからなければ、先に聞いて：この一言で、想像で作るのを防げる

「予定表作って」は、2つ目の箱しかうまっていなかったわけです。1つの箱に1行で大丈夫。慣れると30秒で書けます。

### コピーして使えるひな形

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①「AIの練習」フォルダの、現場メモを見て。

②来週の現場の予定表を。

③月〜金・現場名・作業・担当の表で作って。

④わからないところは、作る前に聞いて。

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【実物】頼むと、AIの方から質問が来る

このひな形で頼むと、AIの方から質問が来ます。

• 「土曜日の作業も入れますか？」
• 「担当が書いていない日は、空けておきますか？」

答えは普通の言葉で大丈夫です。「土曜は入れない。担当は空けておいて」。

質問が来るのは、失敗ではありません。想像で作らずに、確かめてくれている印です。

ほかの仕事も、同じ4つの箱で

日報のまとめ

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①今週の日報5日分を見て。

②社長に出す週の報告を。

③箇条書き10行で。

④読めない字があれば、先に聞いて。

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見積の下書き

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①現場の写真メモと、前回の見積を見て。

②外壁塗装の見積の下書きを。

③前回と同じ表の形で。

④単価がわからない所は、空けて印をつけて。

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4つ目の箱は「先に聞いて」でも「空けて印をつけて」でも大丈夫です。わからない所を、AIに作らせないのがコツです。

「はい」を押す前に見るのは2つだけ

AIは、何かをする前に「ファイルを作ってもいいですか？」のように確認してきます。押す前に、2つだけ見てください。

1. 何をする？：新しく作るのか、書き換えるのか、消すのか

2. どこに？：ファイルの名前と、場所が「AIの練習」の中かどうか

「ファイルを作ってもいいですか？　来週の現場予定表」なら、新しく作る・場所は練習フォルダの中。だから「はい」で大丈夫です。

消す・送る・外に出す。この3つが書いてあったら、一度止まってください。わからなければ「いいえ」で大丈夫です。

「いいえ」は失敗ではなく、やり直しの指示

たとえば「現場メモを書き換えてもいいですか？」と聞かれたとします。元のメモが変わると困りますよね。

そこで「いいえ」。選ぶと、どうしてほしいかを書けます。「新しいファイルにして。元のメモは変えないで」のように、普通の言葉で伝えます。

できたあとの直しも同じです。「担当の列を、いちばん右に」「日付も入れて」。1つずつ頼みます。1回で完ぺきを目指さなくて大丈夫。2回、3回と言い直して、育てていきます。

頼むときに気をつけること

1. 練習では、本物の個人情報を入れない（お客様の名前・電話番号など）

2. 消す・送る・上書きは、最初は必ず人が確かめてから

3. できたものは、自分の目で確かめる（AIは、もっともらしく間違えることがあります。予定表なら、現場メモと見くらべて、日付と現場名だけでも）

わからない所を、AIに作らせない。「はい」は、何を・どこに、を見てから。

ひな形シート（無料）

4つの箱を書き込んで、そのまま使えるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。

• ▶ AIへの頼み方 ひな形シート（4つの箱）
• ▶ Claude Codeの入れ方 図解の手順書（Windows・Mac）

まだ入れていない方は、前回の記事「Claude Codeの入れ方（Mac）」「Claude Codeの入れ方（Windows）」からどうぞ。

同じ困りごとなら、代わりにやります

「社員ごとに頼み方がバラバラで、AIの出来もバラバラ」

「どこまでAIに任せて、どこで人が確かめるかを決めたい」

「よく使う仕事の頼み方を、会社のひな形にしておきたい」

そんな社長は、私に任せてください。社内でよく使う頼み方のひな形づくりから、どこで人が確かめるかのルールづくりまで——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。

その困りごと、AIで解決します。

御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）

御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。

バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。

▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）

▶ サービス一覧：御縁のサービス

参考データ・関連記事

• YouTube「会社のAI導入講座」#9 最初の1仕事：頼み方と「はい」の出し方

https://youtu.be/OHACTEo_Z-4

• Claude Code 公式「Get started with the desktop app」— アプリの頼む欄の下で、フォルダと動き方（手動など）を選べる

https://code.claude.com/docs/en/desktop-quickstart

次回は、「AIはいつ動く？3つのきっかけ」です。頼んだ時だけでなく、時間や出来事で動くAIのお話です。

質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。

「うちの会社の仕事に合った頼み方を作りたい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。

▶ https://lin.ee/S9bBejs

御縁 代表　石本政晴

この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）