仕事を書き出したら40個。どれをAIに任せればいい？
AIを入れようと決めた会社で、よく聞く声です。
- 「会社の仕事を全部書き出したら、40個もあった」
- 「どれも、ちょっとずつAIに任せられそうで、決められない」
- 「どこから手をつければ得をするのか、わからない」
結論から言うと、仕事を「入れる・作業・出す」の3つの箱に分けて見ると、AIに任せられる所がはっきり見えてきます。YouTube「会社のAI導入講座」第13回と同じ内容です。
▶ 動画：業務の洗い出し方：仕事を「入れる・作業・出す」に分ける（会社のAI導入講座 #13）
どんな仕事も、3つの箱に分けられる
- 入れる：材料が届くところ
- 作業：手を動かすところ
- 出す：誰かに渡すところ
社長の「毎月の請求書チェック」で見てみます。
- 入れる：業者さんからの請求書（紙・PDF・FAX）と、注文書・工事の台帳
- 作業：請求書と注文書の金額と数量を突き合わせて、違う所に印をつける
- 出す：支払いの一覧を経理に渡す。違う所の問い合わせを業者さんに送る
どんな仕事も、この3つに分かれます。
箱ごとに、書くことは3つ
1. 入れるの箱：何が・どんな形で（紙か、写真か、電話か）・誰から届くか
2. 作業の箱：手順と、決まり通りにできるか・判断が要るか。そして何分かかるか（前回の第12回で測った時間をここに書きます）
3. 出すの箱：何を・誰に・どの形で渡すか。そして確かめる人は誰か
時間まで書くと、どの箱が重いかがすぐわかります。
AIが効くのは、どこ？
- 入れるの箱：紙・写真・PDFなど、バラバラの形を読み取ってそろえるのは、AIの得意なところです
- 作業の箱：決まり通りにできる所は任せられます。判断が要る所は、人が持ちます
- 出すの箱：下書きまではAI。送る・払う、は人です
手をつける順番は、時間がいちばん多い箱から。そこが、いちばん得をする所です。
【実物】Claude Codeで、手順を3つの箱の表にする
社長に、請求書チェックの手順を話し言葉のまま書いてもらいます。きれいな文でなくて大丈夫です。それを、そのままAIに渡します。
### コピーして使える頼み方
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この手順を、入れる・作業・出すの3つの表にして。
行ごとに、かかる時間と、AIに向くかを ○・△・× で。
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できあがった表を見ると、入れるの箱（集めて打ち直す所）に、時間の半分がかかっていました。最初にAIに任せるのは、請求書を読み取ってそろえる所です。
ただし、AIの付けた ○・× はあくまで案です。最後は、仕事をよく知る人が見て決めます。
箱分けで、気をつけること3つ
1. 細かく分けすぎない。1つの仕事は箱3つ、1つの箱は3行まで。まずは、ざっくりで十分です。
2. 頭の中の「なんとなくの確認」を見落とさない。ベテランが無意識にしている確認も、作業の箱に1行書きます。
3. 出すの箱には、必ず人の確認を残す。送るボタン・払うボタンは、AIに押させません（第9回の「はい」の出し方と同じです）。
分けるのは、AIに丸投げするためではなく、人とAIの受け持ちを決めるためです。
まとめ
1. どんな仕事も、入れる・作業・出すの3つの箱に分けられる
2. 箱ごとに、何が・どう・誰にと、かかる時間を書く
3. 時間が多い箱の、決まり通りの所からAIへ。出すの箱には人の確認を残す
### 30秒だけ、考えてみてください
あなたの会社で、いちばん時間がかかっている仕事を1つ選んで、入れる・作業・出すの箱に1行ずつ書いてみてください。どの箱が、いちばん重いでしょう。
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AIと会社の道具をつなぐ話は、前回の記事「MCPとは？AIと会社の道具をつなぐしくみ」からどうぞ。
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▶ サービス一覧：御縁のサービス
参考データ・関連記事
- YouTube「会社のAI導入講座」#13 仕事を「入れる・作業・出す」に分ける
- 仕事の3つの箱シート（無料・PDFあり）
https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-13/
次回は、「AIの前に業務を見直す」です。やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする。4つの問いで、AIに渡す前に仕事を軽くするお話です。
質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。
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この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）