工程会議は毎週回ってきます。金曜の夕方か月曜の午前、発注者側の監督員と、自社側の関係者が集まって、先週何が進んだか、今週何をやるか、来週までの宿題は何かを確認する場です。
私は22歳から一般土木の施工管理、26歳からは専門業種の技術職として現場に立ち続けて、通算22年。所長として工程会議を回してきた立場から言うと、会議そのものはやめられませんが、会議のための書類仕事は毎週ゼロから作らなくていい仕事です。
この記事では、工程会議のたびに使うAIプロンプトを、現場所長がその場でコピペできる3つの型に整理します。議事録・進捗要約・来週段取りの3つで、それぞれChatGPTでもClaudeでもGeminiでも、どれでもそのまま動きます（以下では総称して「AI」と書きます）。あわせて、AIに任せていい部分と、最後まで所長側で握るべき判断の線引きも書いておきます。
目次
1. 工程会議は「毎週同じ型」で回っている
工程会議で扱う議題は、実は毎週ほとんど同じ形をしています。
先週から今週で何が動いたか／遅れている箇所と原因／今週中に手を打つ場所／来週の主要作業と立会い予定／未確定の宿題は誰がいつまでに片付けるか——多少の言い回しは違っても、この5点セットで大半の工程会議は成立しています。
つまり、同じ型の書類を毎週ゼロから作っている、というのが工程会議の書類仕事の正体です。前回の議事録を横に置いて、今週の日報と写真と協議メモを見ながら、また同じ枠に流し込む。手が動いている時間の8割は、思い出す時間と、テンプレを頭の中で組み立て直す時間です。
毎週同じ型で回っている仕事は、AIとの相性が良い書類仕事です。1件目でうまく動く型を作れれば、2件目以降はコピペで済みます。会社ごとの書式をAIに覚えさせると2件目以降がどう変わるかは、別の記事で書きました。工程会議の議事録・進捗要約・来週段取りは、その中でも反復回数が特に多い（=週1で必ず回ってくる）ので、最初に型を作る候補として一番向いています。
2. プロンプト①：議事録の型（発注者側／自社側／宿題の3ブロック）
まず1つ目。工程会議の議事録を、AIに下書きさせるプロンプトです。
【発注者側から出た指示・要望】
【自社側から回答・報告した内容】
【次回までの宿題（誰が／何を／いつまでに）】
制約：
・箇条書きで、1行1件。
・「順調」「概ね」「たぶん」は使わない。数値と日付だけで書く。
・不明な点は「未確認」と明記する（推測で埋めない）。
会議メモ：
（ここに走り書きのメモを貼り付ける）
議事録は、発注者側の言葉と自社側の言葉を分けて書けているかが、後で証跡として効くかどうかを決めます。「打合せで検討した」と1行で書いてしまうと、半年後に振り返ったときに「誰の判断でどう決まったのか」が全く残らないのが、工程会議の議事録の一番危ないところです。
このプロンプトの型が持っている工夫は3つあります。
工夫1: 3ブロックの見出しを固定する 発注者側／自社側／宿題という3つの見出しを最初に置くことで、AIが会議メモから該当箇所を拾って振り分けてくれます。振り分けの精度は完璧ではないので、下書きが出てきたあとに所長側で1回読み直して、発注者側と自社側の入れ替えだけ確認します。この確認に慣れると1〜2分で終わります。
工夫2: 曖昧語を最初に禁じる 「順調」「概ね」「たぶん」を制約で禁止しておくと、AIは数値と日付で書こうとします。人が書くとつい入ってしまう曖昧語を、プロンプト側で入口から絞れるのがAIの良いところです。
工夫3: 「未確認」と明記させる 不明な点は「未確認」と書け、と制約に入れておかないと、AIは前後の文脈から推測して埋めてしまいます。会議の場で決まっていないことが、AIの推測で議事録に載ってしまうのは、工程会議の書類として一番危ない事故です。この1行があるかどうかで、AIの下書きは別物になります。
議事録の下書きが出てきたら、所長側の仕事は3つです。3ブロックの振り分けを1回だけ見直す／「未確認」の箇所を口頭で発注者に確認する／宿題の担当者名と期限が正しいかを確認する。下書きから提出まで、10〜15分で終わります。
3. プロンプト②：進捗要約の型（先週→今週の差分／遅延要因／次の一手）
2つ目。工程会議の冒頭で使う進捗要約を、AIに下書きさせるプロンプトです。
【先週→今週の差分】（進んだ／止まった／変わった、を1行ずつ）
【遅延している箇所と、分かっている事実】
【今週中に手を打つ場所と、具体的な動作】
制約：
・数値は入力データにあるものだけ使う。無い数値は書かない。
・原因の推測はしない。分かっている事実だけ書く。
・「対策が必要」ではなく「〇日までに〇〇する」と書く。
情報：
・先週の日報（貼り付ける）
・今週の日報（貼り付ける）
・現場写真の日付とメモ
・打合せメモ／協議書
進捗要約でAIが失敗しやすいのは、原因の推測で埋めてしまうことです。「雨天のため遅延」「作業員不足による」といった、それらしい理由をAIは滑らかに書いてしまいますが、実際に何が起きていたかは現場を見ていた所長側にしか分かりません。
だから制約に「原因の推測はしない。分かっている事実だけ書く」を入れます。遅延している箇所と、分かっている事実という2段構えで書かせると、AIは「遅延している」までは書けるが、原因までは書けなくなる——これは弱点ではなく、所長側の判断を残すための正しい線引きです。
3ブロック目の「今週中に手を打つ場所と、具体的な動作」も同じ考え方です。「対策が必要」で止まる下書きは、工程会議の場で意味を持ちません。「〇日までに〇〇する」と具体的な動作で書け、と制約を入れておくと、AIは書けない部分は書けないので、そこは所長側が現場を見て埋めます。埋めた部分だけを、工程会議で発注者に説明する材料にします。
先週の日報と今週の日報を貼るだけで、差分の下書きは出てきます。日報を毎日ちゃんと書いてある現場ほど、このプロンプトが速く効きます。若手監督に日報を書いてもらう順序を1ヶ月で覚えさせる話は、別の記事で整理しました。
4. プロンプト③：来週段取りの下書きの型
3つ目。工程会議の終盤で発注者に説明する、来週の段取りを下書きするプロンプトです。
【主要作業】（工種／数量／担当）
【立会い・検査の予定】（日時／相手／必要書類）
【必要な資機材】（品目／数量／入荷予定日）
【未確定事項】（決めないと来週止まる項目）
制約：
・時系列で並べる。
・未確定は「未確定」と書き、推測で日付を入れない。
・入力データに無い項目は書かない。
情報：
・週間工程表（貼り付ける）
・打合せ議事録の宿題一覧
・資材発注リストの状態
来週段取りの下書きで一番効くのは、【未確定事項】のブロックを最後に置くことです。工程会議の場で、「来週やる予定です」と1行で流してしまう項目のうち、実は決まっていない事項が混ざっていることがよくあります。決まっていない項目を「決まっている」風に発注者に伝えてしまうと、来週その日に来て初めて「これはまだ決まっていませんでした」と発覚することになります。
未確定事項を最初から別ブロックに分けさせておくと、発注者にも「これは未確定です」と伝えられる。工程会議の場で決めてしまえば来週はスムーズに動くし、決められなければ次回までの宿題になります。未確定を隠さない、というのが工程会議のリズムを崩さないための1つ目のルールです。
入荷予定日を推測で書かせない、も同じ考え方です。資材の入荷予定日は、業者への発注状況で決まります。入力データに無ければAIには書けません。「未確定」と書かせて、所長側が業者に電話して確認します。
段取りの下書きが出てきたら、所長側の仕事は2つです。未確定ブロックを1つずつ潰すか、次回宿題に振り分ける／立会い予定の日時と必要書類を確認する。この2つが工程会議で発注者と合意すべき本題です。
5. AIに任せていいこと・所長側で握ること（渡さない4つ）
3つのプロンプトの共通点は、下書きまでを速くすることに絞っている点です。会議の判断そのものはAIに渡していません。ここは建設業の書類仕事全般に共通する線引きで、AIに書類を作らせて危険なこと・安全なことにまとめた4つの線と同じ考え方です。
工程会議のプロンプトで、所長側が最後まで握るべきものは4つあります。
1. 完成した下書きを、そのまま発注者に提出しない 議事録も進捗要約も段取りも、AIが出してくるのは下書きです。現場を見ていない相手（AI）が書いたものを、現場を見ていた所長が最終確認する——この順序を崩すと、下書きの中に混ざっている推測や曖昧語が発注者側に届いてしまいます。
2. 遅延の原因判断は所長側で 「なぜ遅れているか」はAIには書けません。天候・地盤・関係者間の調整・発注者側の判断待ち——原因は現場ごとに違い、現場を見ている所長にしか分からない。プロンプト側で「原因の推測はしない」と制約しているのは、この線を守るためです。
3. 金額に関わる記述は元データにある値のみ、最終値は所長側 下書きに金額の話が混ざったら、元データにある値だけを残し、最終値としての金額は所長側で確認します。変更協議に絡む金額は特に注意が必要で、変更協議資料の中身を分解する記事でも同じ線を引きました。
4. 次回宿題を発注者と約束するのは所長側 議事録の3ブロック目「次回までの宿題」は、AIが下書きしても、発注者と合意する場に立つのは所長本人です。AIが下書きした期限をそのまま口に出すのではなく、現場の実際の動きを頭で確認してから、発注者に対して口約束をします。
この4つを最初に決めておけば、AIを工程会議のプロンプトに使うのは怖い話ではなくなります。スピードはAIで担保、判断の正しさと現場理解は22年の実務経験で担保する、という二本柱の使い方は、工程会議でもそのまま通用します。
6. 導入で必ず起きる失敗2つ
3つのプロンプトを配って回ると、最初の1〜2週間で必ず同じ失敗が起きます。事前に書いておきます。
失敗1: 1本目でうまくいかない 1週目の議事録を試すと、AIが出してきた下書きが会議の実態と合っていない、ということが必ず起きます。理由は単純で、入力に貼り付けた会議メモが雑だからです。走り書きで箇条書きになっていなかったり、話し手の名前が抜けていたり、時系列が入れ替わっていたり。
これは失敗ではなく、自分の日本語の粗さがAIに増幅されて見えている状態です。会議メモを箇条書きで書く癖を1週間つけると、2週目以降は下書きの精度が上がります。日報を1週間書いたら書けるようになるのと同じで、プロンプトも入力側の癖を1週間で整えます。
失敗2: 3つ同時に始めようとする やる気のある所長ほど、議事録・進捗要約・来週段取りの3つを同時に試してしまいます。3つ同時にやると、どの型がどこで失敗したかが分からなくなります。
最初の1週間は議事録だけ。翌週から進捗要約を足す。その次の週から段取りを足す。この順序で入れると、1ヶ月で3つとも1人で回せるようになります。逆順は勧めません。段取りから入ると、そもそも過去の議事録の型がないので、AIが参照する材料が薄すぎて下書きが浅くなります。
7. まずは1週間、議事録だけ試す
大きな導入計画を立てる前に、今週すぐやれることが1つあります。
次の工程会議の議事録を、上の1つ目のプロンプトだけで下書きさせる。会議メモは走り書きのままでいいので、AIに貼り付けて、出てきた下書きを10分だけ見直す。それを1週間続けます。
翌週の工程会議で、同じプロンプトで2本目の議事録を下書きします。2本目のときには、1本目で気付いた「うちの現場では発注者側の指示がこう出やすい」といった癖を、プロンプトの制約に1〜2行足しておきます。プロンプトは1週ごとに1〜2行足していく、これで自分の会社の書式に馴染んでいきます。
工程会議のプロンプトが3つとも自社の書式に馴染むまで、だいたい1ヶ月です。1ヶ月経つと、工程会議の書類仕事に費やす時間が半分から3分の1になります。空いた時間を、現場を見に行く時間や、若手を持つ先輩監督を支える時間に回せるようになります。
工程会議のプロンプトが回り始めたら、次は変更協議資料や月次提出物といった、もう一段重い書類にAIを入れていく順序です。書類を外に出せる範囲と、責任分界の線引きは、現場の書類業務、どこまで外に出せるのかと書類を外注するときの責任分界にまとめてあります。工程会議のプロンプトで感覚を掴んでから、そちらに進むと迷いません。
---
この記事の出典
- 【2026年最新】建設業×生成AI 完全ガイド｜施工管理から技能継承まで活用事例とプロンプト5選（チャエンのAI研究所）
- ChatGPT議事録作成のプロンプトガイド｜手順・テンプレート・法人利用の注意点（AI経営総合研究所）
- 【2026年最新】ChatGPTで議事録を作成する方法｜できること・できないこと、プロンプト例（Otolio）
- 【事例付き】建設業の会議の無駄を減らす取り組み9選（現場クラウド Conne）
この記事を書いた人
Masaharu Ishimoto（御縁 GROWTH）
建設実務22年 / AIエキスパート
22歳から一般土木の施工管理、26歳からは専門業種の技術職として現場に立ち続けて22年。その実務経験を土台に、いまはAIエージェントを駆使して現場事務所のバックオフィス業務をAI化する支援をしています。
関連記事
☀️ 現場の書類、抜けがないか一緒に点検しませんか？
着工前から完成時までの提出物を、実務経験のある担当者が無料で棚卸しします。
お電話 090-1888-7622（平日9:00〜18:00）／ 公式LINEで相談
💌 LINEで無料相談
🏠 ホームページはこちら
