いらない仕事まで、AIにやらせていませんか
AIを入れようとしている会社で、よく見かける場面です。
- 「請求書を毎回3部コピーしてとじているけど、誰も開いていない」
- 「同じ金額を、2人で2回確認していた」
- 「この作業も、全部AIに任せればいいのでは？」
結論から言うと、AIを入れる前に、まず仕事そのものを減らすのが先です。ムダな仕事をAIにやらせると、ムダが速くなるだけだからです。見直しに使うのは、4つの問いだけ。YouTube「会社のAI導入講座」第14回と同じ内容です。
▶ 動画：業務改善のやり方：AIの前に「やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする」（会社のAI導入講座 #14）
1つ目・2つ目の問い：やめる・まとめる
前回（第13回）の「3つの箱の表」を1行ずつ見ながら、問いをかけていきます。
1. やめられないか：その作業がなくなったら、誰が困るでしょう。誰も困らないなら、やめる候補です。誰も開いていない3部のコピーは、まさにこれです。
2. まとめられないか：同じことを、何回も・何人もでしていないか。請求書を届くたびに1枚ずつ見るのをやめて週に1回まとめて見る。現場ごとに別々の表を1つの表にまとめる。
3つ目・4つ目の問い：入れ替える・簡単にする
3. 入れ替えられないか：順番や、やる人を変えられないか。たとえば、業者さんに請求書へ注文書の番号を書いてもらう。最初に番号があれば、あとで探す時間がぐっと減ります。
4. 簡単にできないか：紙やFAXをやめて、決まった形のPDFで送ってもらう。打ち直す作業そのものが減ります。
問いかける順番は「やめる→まとめる→入れ替える→簡単にする」
この順番には理由があります。上の問いほど、減る時間が大きいからです。やめてしまえば、その作業の時間はゼロになります。
そして、4つの問いを通って最後に残った作業。そこが、AIに任せる所です。AIは、いちばん最後です。
【実物】Claude Codeに、見直しの印をつけてもらう
使うのは、前回作った請求書チェックの「3つの箱の表」です。
### コピーして使える頼み方
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この表の1行ずつに、やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする のどれが使えるか、理由と一緒に書いて。
使えないなら「そのまま」と書いて。
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大事なのは、理由を書かせること。なぜそう思ったかが分かると、人が正しいかどうか判断できます。
できあがった表では、コピーはやめる、問い合わせは週1回にまとめる、番号は業者さんに入れ替える、紙はPDFで簡単にする。これで月165分が、AIを入れる前に105分になりました（数字は架空の例です）。残った105分のうち、決まり通りの読み取りと突き合わせを、次にAIに任せます。
見直しで、気をつけること3つ
1. やめる前に、なぜやっているかを担当の人に聞く。法律や、取引先との約束で決まっている作業もあります。
2. 一度に全部を変えない。1つずつ変えて、2週間ためして、困ることが出ないか確かめます。
3. AIの印は、あくまで案。決めるのは、現場の人と社長です。変えた後の時間を、第12回のやり方で測ります。
業務の見直しは、人を減らすためではなく、人が大事な仕事に時間を使うためです。
まとめ
1. AIの前に、業務を見直す。ムダをAIにやらせると、ムダが速くなるだけ
2. やめる→まとめる→入れ替える→簡単にするの順で問いかける。最後に残った作業をAIへ
3. AIには理由と一緒に印をつけてもらう。決めるのは人・1つずつ変えて測る
### 30秒だけ、考えてみてください
前回、箱に分けた仕事を1つ思い出してください。その中に、なくなっても誰も困らない作業はありませんか。1つ見つけたら、それが今日いちばんの成果です。
業務の見直し 4つの問い表（無料）
表の1行ずつに4つの問いをかけて、見直す前と後の時間、最後にAIへ渡す作業を書き込めるシートを用意しました。スマホでもパソコンでも書き込めて、PDF版もあります。
仕事を「入れる・作業・出す」に分ける話は、前回の記事「業務の洗い出し方。仕事を3つの箱に分けると、AIに任せる所が見える」からどうぞ。
同じ困りごとなら、代わりにやります
「どの作業がムダなのか、社内だけでは判断がつかない」
「担当の人に聞き取りをして、見直しを進めてほしい」
「AIを入れる前に、仕事を軽くしておきたい」
そんな社長は、私に任せてください。担当の方への聞き取りから、4つの問いでの見直し、変えた後の時間の測り方まで——会社に合わせて、紙1枚にしてお渡しします。
その困りごと、AIで解決します。
御縁の事業：DXとAX（AIトランスフォーメーション）
御縁は、中小企業のDX（紙と手作業を、デジタルに整える）とAX（AIが仕事を回す会社にする）を、社長の右腕として引き受けています。
バックオフィスのAI化・業務ツールづくり、数字の分析、ホームページ・動画・AI検索対策まで。1社ずつ、本業に集中できる仕組みにします。
▶ 事業の詳しい内容：AIエージェント企業支援事業（御縁）
▶ サービス一覧：御縁のサービス
参考データ・関連記事
- YouTube「会社のAI導入講座」#14 AIの前に業務を見直す
- 業務の見直し 4つの問い表（無料・PDFあり）
https://goen-growth.com/ai-kouza/sheet-14/
次回は、「業務の流れ図の描き方」です。話した手順からAIに流れ図を描いてもらい、分かれ道と待ち時間を色で見つけるお話です。
質問は、コメントへどうぞ。次の記事で答えます。
「うちの会社の業務を、一緒に見直してほしい」という相談は、LINEで受け付けています（30分無料）。
この記事は、noteでも公開しています。▶ noteで読む（石本政晴・AIで困りごと解決）